Hoy en día, todos los eventos capturan datos. Tienes registros de asistentes, check-ins, interacciones en stands, encuestas… pero ¿qué haces realmente con esa información?
Aquí está el problema: capturar datos es fácil, entenderlos y usarlos correctamente es lo difícil. La mayoría de las marcas recopilan toneladas de información después de un evento, pero se quedan ahí, con un informe de 20 páginas que nadie realmente lee.
Si capturas datos y no haces nada con ellos, es como tener un GPS y no poner una dirección.
El problema: Datos acumulados, cero decisiones
Imagínate esto:
- Organizas un evento, recoges datos de registro, consumo y participación.
- Terminas con un Excel enorme lleno de filas y columnas.
- Pero después de dos semanas, sigues sin tener claro si el evento fue un éxito o no.
¿Te suena familiar? El problema no es la tecnología ni la falta de datos. El problema es que no se diseñó una estrategia clara de qué hacer con esa información desde el principio.
El error más común: Recopilar datos sin objetivos claros
Un error clásico es recoger datos «por si acaso».
- Registro → ✅
- Check-in → ✅
- Encuesta de satisfacción → ✅
- Datos sobre consumo → ✅
Todo bien… pero ¿qué preguntas clave quieres responder con esos datos? Si no tienes claro para qué vas a usar la información, te quedarás atrapado en un mar de datos sin sentido.
Ejemplo real:
En un evento de una marca de bebidas, se recopilaron datos sobre qué cócteles se pedían más. ¿El problema? La marca no definió qué querían hacer con esa información.
- ¿Ajustar la oferta para el próximo evento?
- ¿Crear una promoción con la bebida más popular?
- ¿Segmentar las preferencias por tipo de asistente
Al final, la información quedó guardada en una carpeta y nunca se usó para nada útil.
La solución: Definir desde el principio cómo usar los datos
Antes de un evento, hazte estas tres preguntas:
- ¿Qué resultado quiero lograr con este evento? (más ventas, nuevos leads, engagement…)
- ¿Qué datos necesito para medir ese resultado? (registros, interacción, ventas…)
- ¿Cómo voy a usar esa información después para tomar decisiones? (segmentación, personalización, estrategia comercial…)
Ejemplo real:
En un evento de lujo, una marca de automóviles quería entender qué modelos atraían más interés.
- Conectaron las interacciones en cada stand con los perfiles de asistentes → pudieron ver qué segmento (edad, género, nivel socioeconómico) estaba más interesado en qué modelo.
- Después del evento, enviaron un email personalizado con una oferta específica para cada grupo.
- Resultado: un aumento del 18% en las pruebas de manejo en las dos semanas posteriores.
La diferencia estuvo en que la marca ya sabía desde el principio qué quería medir y cómo usaría esa información
Paso 1: Diseña tu estrategia de datos antes de empezar
Define los KPIs (indicadores clave) antes de organizar el evento:
- Leads generados
- Participación en stands
- Tasa de conversión post-evento
- Engagement en redes sociales
- Consumo y comportamiento de compra
Si tienes claro qué vas a medir, será mucho más fácil diseñar la tecnología y las herramientas adecuadas para capturar esos datos.
Paso 2: Analiza los datos en tiempo real
No esperes a que termine el evento para analizar los datos.
- Si ves que un stand tiene poca interacción, redirige a la gente con una notificación push.
- Si notas que un tipo de bebida o producto se está agotando rápido, ajusta la oferta en el momento.
- Si un grupo de asistentes está más comprometido, crea una experiencia VIP espontánea
Paso 3: Usa los datos para mejorar futuros eventos
Los datos no solo sirven para medir el éxito del evento que acaba de pasar, también te ayudan a planificar mejor el próximo.
- Si notas que cierto tipo de charla tuvo más éxito → añade más contenido similar en el próximo evento.
- Si una categoría de productos tuvo más interacción → coloca esos productos en una posición más estratégica la próxima vez.
- Si una oferta tuvo poca respuesta → cambia el mensaje o el formato para el próximo evento.
Ejemplo real:
Un evento de tecnología notó que las sesiones interactivas tenían una tasa de asistencia un 35% más alta que las sesiones tipo conferencia. En el siguiente evento, redujeron las conferencias y aumentaron las sesiones interactivas → la tasa de engagement general subió un 22%.
Consejo práctico: Menos datos, mejor análisis
Recoger datos sin estrategia solo genera ruido. En cambio, cuando defines desde el principio qué datos necesitas y cómo los vas a usar, el impacto es real.
- Si solo necesitas medir leads y conversión, enfócate en eso.
- Si lo que quieres es medir interacción en stands, usa tecnología NFC o QR para rastrear cada
- contacto.
- Si lo que buscas es aumentar la retención post-evento, mide las respuestas a encuestas y las interacciones post-evento.
